Internes Audit
Ein internes Audit dient der Bewertung und der Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems eines Unternehmens. Es wird meist von geschulten Mitarbeitern durchgeführt, die die gesamte Aufbau- und Ablauforganisation ihrer Einrichtung auf Konformität der Normenanforderungen des Regelwerks überprüfen. Für die Durchführung eines Audits sind folgende 6 Schritte notwendig:
1. Internes Audit veranlassen
Für die Vorbereitung und Durchführung eines Audits ist der Auditteamleiter zuständig. Führt nur ein Auditor das Audit durch, dann ist er in Personalunion der Teamleiter. Dieser nimmt in einem ersten Schritt Kontakt mit dem zu auditierenden Bereich auf und informiert die Mitarbeiter über Audittermin, Auditziele, Auditplan, Auditumfang, Methoden und die Zusammensetzung des Auditteams.
2. Internes Audit vorbereiten.
In dieser Phase der Auditdurchführung prüft der Auditteamleiter die Managementsystemdokumentation, sofern sie ihm nicht bekannt ist oder wesentliche Änderungen durchgeführt worden sind. Über die Dokumentenprüfung sollte ein Bericht erstellt werden. Dieser enthält die formalen und inhaltlichen Mängel, den Bezug zum Regelwerk und Verbesserungsmaßnahmen, die die Mängel beheben können. Danach sollte das Auditteam die Unterlagen zusammenstellen, die für die Durchführung des Audits notwendig sind. Diese sind z.B. Checklisten und Pläne für Auditproben, Formulare für die Aufzeichnungen von Informationen etc.
3. Internes Audit durchführen
Ist der Tag des Audits gekommen, sollte immer zuerst eine Erföffnungsbesprechung stattfinden. Sie wird vom Auditteamleiter moderiert und bezieht die oberste Leitung sowie beteiligte Führungskräfte ein. Die Besprechung dient der Abstimmung aller am Audit beteiligten Parteien, um die Audittätigkeiten wie im Auditplan festgelegt durchführen zu können. Danach folgt das eigentliche Audit. Dieses kann mit verschiedenen Methoden durchgeführt werden: Interview mit Beschäftigten, teilnehmende Beobachtung, Prüfen von Dokumenten und Aufzeichnungen sowie Berichten aus anderen Quellen, wie z.B. Kundenfeedback oder externe Umfragen.
4. Internen Auditbericht erstellen
Der Auditbericht beinhaltet Auditfeststellungen und Auditschlussfolgerungen des durchgeführten Audits. Auditfeststellungen sind Ergebnisse aus der Bewertung der gesammelten Auditnachweise und zeigen die Konformität bzw. Nichtkonformität in Bezug auf das Regelwerk auf. Die Schlussfolgerungen sind dann das Ergebnis eines Audits nach Berücksichtigung der Auditziele und aller Auditfeststellungen.
5. Internes Audit abschließen
Ein internes Audit ist beendet, wenn alle geplanten Audittätigkeiten durchgeführt worden sind bzw. wie es mit dem Auftraggeber vereinbart wurde. Dies ist der Fall, wenn der Auditbericht den beteiligten Parteien übermittelt und von dieser akzeptiert wurde.
6. Verbesserungsmaßnahmen aufzeigen
Die Schlussfolgerungen des Audits können die Notwendigkeit von Vorbeugungs- und Verbesserungsmaßnahmen aufzeigen. Diese werden in der Regel vom Unternehmen entschieden und innerhalb eines vereinbarten Zeitraums durchgeführt.
Ein internes Audit ist eine hilfreiche Maßnahme, um sich auf ein externes Audit durch eine Zertifizierungsorganisation vorzubereiten.
Sollten Sie ein Internes Audit planen, so kann ich Ihnen bei der Durchführung durch meine Erfahrung helfen.
